от АФБФ

Ошибки при автоматизации бюджетирования

Ошибки при автоматизации бюджетирования 

Автоматизация процесса бюджетирования всегда неоднозначна.  С одной стороны, компании стремятся автоматизировать процесс бюджетирования на 100%. С другой стороны, чем больше автоматизировать процесс, тем менее детализированным и обоснованным становится Бюджет. 

Напомню, что процесс бюджетирования, включает не только формирование бюджета, но и фактический оперативный учет в разрезе бюджетных статей и план-фактный анализ выявленных отклонений.

 Стремление максимально автоматизировать процедуру формирования бюджета как раз больше всего и таит подводных камней.  Чаще всего под автоматизацией понимают процесс, когда руководителям разрешают вносить данные своих будущих бюджетов в программные продукты самостоятельно, что, конечно, значительно ускоряет формирование бюджета всей компании, но, как правило, такой «прямой ввод» без контроля финслужбы, приводит к резком необоснованному завышению будущих расходов и снижению будущих планируемых доходов.   Как бы не хотелось автоматизировать этот процесс, бюджет должен первоначально формироваться в файлах эксель (гугл/таблицах), с приложением обоснований по каждой статье расходов и доходов и направляться в финансовый департамент / финансовому директору.  Глубокий анализ каждой статьи — это основа грамотного бюджета, и никак нельзя исключать работу бюджетного комитета, на котором принимаются решения по стратегическим опросам дальнейшего развития и утверждаются целевые показатели и нормативы для бюджета.  Когда же этот процесс доверяют не финансовой службе, а передают в виде техзадания команде программистов, процесс автоматизации бюджетирования сводится к техническому вводу информации    с максимально возможной скоростью.

Блок автоматизации управленческого учета – большая тема и не для этой статьи. Но качественный   план-фактный анализ как раз зависит от оперативности контроля и выявления отклонений   с целью помощи руководству компаний быстро принимать эффективные решения управления бизнесом. И автоматизация этого блока как раз играет исключительно важную роль.

С моей точки зрения, которую поддерживают многие финансисты, крупным компаниям лучше всего применять  1С ERP. Но что делать средним компаниям, которым даже комплексна 1С покажется дорогой?

Я предложу два решения, которые мы успешно внедрили для компаний   наших клиентов.

Программа Финансист от WiseAdvice («Сертификат «1С-Совместимо»).   Этот программный продукт можно использовать отдельно, но можно использовать и совместно с программами 1С, настроив между ними обмен.   Финансист дает возможность автоматизировать процессы   планирования и контроля бюджетов доходов и расходов, и движения денежных средств, помогает   управлять финансовыми потоками с помощью механизмов оперативного согласования и контроля расходов через систему согласования заявок. Очень глубокая аналитика. Настраиваемые отчеты в любом разрезе. Но баланса и двойной записи нет.  Устанавливают программу компании на собственные сервера, арендовать в облаке продукт нельзя. Для установки программы приобретается лицензия. Код закрытый. Вносить изменения в настройки могут только специалисты WiseAdvice. 

Программа ПланФакт. Это онлайн-сервис для учета, анализа и планирования финансов. Программа простая, ее можно освоить за несколько дней. Она понятна даже для не продвинутых пользователей. Сервис доступный по цене и средним и небольшим компаниям.  ПланФакт также позволяет автоматизировать процессы   планирования и контроля бюджетов компании.  Аналитика менее глубокая.   Нет системы согласования документов оплаты.  Но есть двойная запись, что дает возможность формировать Баланс. Хороший пакет встроенной отчетности.

Существуют на рынке и другие программные продукты, которые мы также применяем (Seeneco, Финолог и др.).  Какой выбрать продукт зависит от специфики бизнеса и систем построения учета. Подход всегда индивидуальный.

Но в наше время без автоматизации этих процессов уже невозможно управлять бизнесами, это гарантия исключения неэффективных затрат и потерь и главный путь повышения доходности.

 Татьяна   Васильева

 Финансовый директор

 Управляющий партнер

 Аудиторская Фирма Бизнес Финансы

Популярные слова и фразы для поиска: бухгалтерия финансы зарплата
Форма успешно отправлена!